ডেটা সংগ্রহ ও ব্যবহারোপযোগী করব কিভাবে

সেলগুলি আলাদা করার পর ডেটাগুলি আর সুবিন্যস্ত অবস্থায় পাওয়া যায় না। তখন বেশকিছু ফাঁকা সেল তৈরি হয়।

.

অনলাইন সফটওয়্যার দিয়ে স্প্রেডশিটে রূপান্তরিত হওয়া মানেই যে ডেটাগুলি ব্যবহারের উপযোগী হয়ে যাচ্ছে তা নয়। স্প্রেডশিটে রূপান্তরিত ফাইলটি খুলতে হবে। মাইক্রোসফট এক্সেল বা লিবর অফিস ক্যাল সফটওয়্যারে খুললে দেখা যাবে ডেটাগুলি কলাম ও সেলে সুন্দরভাবে বিন্যস্ত রয়েছে।

তবে কলাম-হেডের নিচে দুটি অতিরিক্ত সারি দেখা যাচ্ছে। প্রথমেই আমাদের এই দুটি সারি মুছে ফেলতে হবে। এজন্য আমাদের প্রথমে স্প্রেডশিটের একেবারে বাম পাশে ৫ নম্বর সারিতে ক্লিক করতে হবে। তাহলে সেই সারিটি সিলেক্ট হয়ে যাবে। এরপর কম্পিউটারের শিফট বাটন চেপে ধরে ৬ নম্বর সারিতে ক্লিক করতে হবে।

তাহলে দুটি সারিই সিলেক্ট হবে। তারপর মাউসের ডান পাশের বোতাম চাপ দিলে ডিলিট রো অপশন পাওয়া যাবে। এতে ক্লিক করে সারিগুলি মুছে দিতে হবে। এভাবে শিফট বাটন চেপে ধরে যত সারি বা কলামে ক্লিক করা হবে তত সারি বা কলাম একসাথে সিলেক্ট হবে।

দুটি সারি মুছে ফেলার পর ডেটাগুলিকে সুবিন্যস্ত অবস্থায় পাওয়া যাবে। তা সত্ত্বেও এই ডেটা ব্যবহার করে কোনো গ্রাফ তৈরি করতে গেলেই বাঁধবে বিপত্তি। কারণ এই ফাইলের ডেটাগুলিতে একাধিক সেল মার্জ করা অবস্থায় রয়েছে। কোনো রূপান্তরিত ডেটা ফাইলে সেল মার্জ করা অবস্থায় রয়েছে কি না তা সবসময় শুরুতেই যাচাই করে দেখতে হবে। এজন্য স্প্রেডশিটের কলাম/রো আলাদা আলাদা ভাবে সিলেক্ট করে মাউসের ডান বোতাম চেপে দেখতে হবে স্প্লিট সেল অপশনটি আসে কি না। যদি আসে তাহলে স্প্লিট সেলে ক্লিক করে সেলগুলি আলাদা করতে হবে।

সেলগুলি আলাদা করার পর ডেটাগুলি আর সুবিন্যস্ত অবস্থায় পাওয়া যায় না। তখন বেশকিছু ফাঁকা সেল তৈরি হয়। কোনো কোনো কলামের হেড চলে যায় আরেক কলামে, ডেটা বিন্যস্ত হয়ে পড়ে হেডবিহীন কলামে। এই ডেটাকে ব্যবহারোপযোগী করার জন্য কলাম হেড ও সেলগুলি প্রয়োজনমাফিক বিন্যস্ত করে নিতে হবে। কলাম হেডগুলি লিখে নিতে হবে বাংলায়। এরপর স্প্রেডশিটের টুলস মেনু থেকে অপশনে গিয়ে বাংলা নির্বাচন করে নিলে সংখ্যাগুলি বাংলায় দেখা যাবে।